浅说会计电算化在实际工作中运用几点体会
本站原创 摘要：会计电算化作为实现会计工作现代化的有效手段和途径．越来越受到人们的重视。通过会计电算化在实际工作中运用的几点体会．倡议企、事业单位建立符合现代企业发展需求的新型财务系统，保障财务工作准确、更快发展。
关键词：会计；电算化；应用
1 做好会计管理基础工作是会计电算化工作的前提和重要保证
会计基础工作是各单位会计工作和经营管理工作的基本内容，是对会计核算和会计管理服务的基础性工作的统称。会计制度是否健全，核算规程是否规范，基础数据是否准确、完整等，这是搞好电算化工作的重要保证。因为计算机处理会计业务，必须是事先设置好的处理策略，因而要求会计数据输入、业务处理及有关制度都必须规范化、标准化，才能使电算化会计信息系统顺利进行。
电算化会计虽然以计算机为计算工具，但其整个信息处理过程仍表现为计算机与人工的结合。计算机对数据(信息)的处理是通过程序来进行的，系统内部制约方式均要求程序化。管理人员的现代化管理意识，在整个企业管理现代化总体规划的指导下做好会计电算化的长期、近期发展规划和计划并认真组织实施，重新调整会计及整个企业的机构设置、岗位分工，建立一系列现代企业管理制度，提高企业管理要求。
2 提高会计人员应用计算机能力为建立高效的会计信息系统创造条件
会计人员不仅仅是会计信息的提供者，他们所完成的也不是一种受托责任。会计人员已经与企业的日常管理活动紧密相连。因此，企业应立足于国际标准，培养或聘用一批高级技术人才，他们能够掌握国际先进技术，精通信息技术，熟练应用会计电算化，推动企业电算化事业由“核算型”向“管理型”、“智能型”转变。各单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识，维护软件正常运行，掌握计算机先进技术，培养复合型人才，为本单位建立高效的会计信息系统创造条件。
目前，不少单位的电算化人员是由过去的会计、出纳等经过短期培训而来，即使有一部分人经过培训，通过了会计电算化考试，也仅仅只是掌握了一些计算机应用方面的基本知识，他们对财务软件处理会计数据的许多功能还不能灵活运用，也不能熟练地运用会计软件去对财务信息进行加工整理和浅析浅析，也就不能有效地满足企业各方面对财务信息的需求。会计电算化，给会计工作增添了新内容，从各方面要求会计人员提高自身素质，更新知识结构，一方面为了参与企业管理，要更多地学习经营管理知识，另一方面还必须掌握电子计算机的有关知识以及会计基础工作和规范的业务处理程序，是实现会计电算化的前提条件，所以会计电算化也要动会计工作的规范化。
会计电算化推动会计工作职能的转变，引起会计人员知识结构的变化和会计人员素质的提高。电算化会计使会计工作效率的提高和会计人员劳动强度的降低，会计人员有更多的时间参与企业经营管理，推动会计工作职能发生转变。从而，引起会计人员知识结构的变化和素质的提高。电算化会计下的人员除会计专业人员外，还有计算机专业人员。
同时，要加强并制定实事求是的会计电算化人员培训计划，要注重实效，不搞一刀切，培训的内容要切合实际工作需要，学了就能用得上。对会计人员、系统维护人员、系统管理人员，应按不同内容、不同要求进行培训。对系统维护人员，应尽量聘用计算机专业人员，毕竟，计算机系统维护是一项专业性很强的工作。对这些计算机专业人员只要简单的会计培训，就可以收到良好的效果。
3 加强会计信息系统的安全与保密是会计电算化工作的安全保证
会计电算化是建立在计算机网络技术和安全技术等信息技术基础之上的，会计信息是以足够的安全技术为保障，以一定的计算机硬件支撑。在相应的软件管理下在网络中流通、存储和处理，并最终以人们需要的形式变现出来。随着计算机应用的扩大，利用计算机进行贪污、舞弊、诈骗等犯罪现象屡见不鲜。在会计电算化环境下，会计信息以各种数据文件的形式记录在磁性存储介质上，这些存储介质上的信息以可读形式存在，因此很容易被复制、删除、篡改，而不留下任何痕迹。数据库技术的高度集中，未经授权的人员可以通过计算机和网络浏览全部数据文件，复制、伪造、销毁企业重要的财务数据。
可见会计电算化犯罪是一种高科技、新技术下的新型犯罪，具有很大的隐蔽性和危害性，使会计信息安全风险大大增加。财务上的数据往往又是企业的绝对秘密，在很大程度上关系着企业的存活与发展。
但当前几乎所有的软件系统都在为完善会计功能和适应财务制度大伤脑筋，却没有几家软件公司认真研究过数据的保密不足。数据保密性、安全性差。
为此，倡议在会计电算化工作中采取以下几点安全措施。
3．1 机房管理措施对于重要的计算机系统应加电磁屏蔽，以防止电磁辐射和干扰。制定计算机机房管理规定，制定机房防火、防水、防盗、防鼠的措施，以及突发事件的应急对策等。
3．2 必要的内部制约在电脑网络环境下，某些内部人员的恶意行为及工作人员的无意行为都可能造成会计信息的不安全性，因此建立内部制约制度是必要的。第一，实行用户权限分级授权管理，建立网络环境下的会计信息岗位责任。第二，建立健全对病毒、电脑的安全防范措施。第三，建立会计信息资料的备份制度，对重要的会计信息资料要实行多级备份。
3．3 加强数据的保密与保护在进入系统时加一些诸如用户口令、声音监测、指纹辨认等检测手段和用户权限设置等限制手段，另外还可以考虑硬件加密、软件加密或把系统作在芯片上加密等机器保密措施和专门的管理制度，如专机专用、专室专用等。
3．4 加强磁介质载体档案的管理为确保档案的真实性和可靠性，实行纸质档案和新型载体档案双套保管，并逐渐向完全保管新型磁介质载体过渡。
4 做好电算化会计档案管理
为了更有效地做好电算化会计档案管理工作，必须根据电算化会计档案的特点，分别做好会计档案的收集、保存、利用等方面的工作。
4．1 电算化会计档案的收集所谓电算化会计档案的收集，是指在一定的时间间隔内如一个会计年度，把计算机系统中的所有会计数据拷贝(备份)存储到磁性介质或光盘上，从而脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好，以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内、在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。
4．2 电算化会计档案的管理电算化会计档案的管理与保存电算化会计档案是电算化会计活动的产物，又是电算化会计活动的客观表现，在经济活动中具有史料和查证作用。所以加强电算化会计档案管理，是电算化会计工作连续进行的保证；是电算化会计信息系统内数据安全完整的保证；是电算化会计信息系统正常运行的保证。因此必须做好：会计凭证的收集和整理、会计帐簿的收集和整理、会计报表的收集和整理、会计电算化系统开发文档资料的收集和整理、磁盘数据的收集和整理。
由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的，备份的软盘与档案管理员存档手续。用做备份的软盘必须妥善保管。备份软盘应贴上保护标签并用印章或封条签封。备份软盘应装在保护封条和包装盒内，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所，并定期进行转贮。每份上要注明形成档案时的时间与操作员姓名，存放在两个不同的地点，以防止地震或火灾等意外事故引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。
4．3 电算化会计档案的调阅在长期开展会计电算化的过程中，随着软件系统的不断升级，所调阅的会计档案会有下述两种情况：
(1)所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致，此时只需将所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅(或数据恢复)功能进行调阅即可。
(2)所调阅的会计档案的版本号与前会计电算化系统版本号不一致，此时只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统，然后再进行调阅。
以上这些不足是会计电算化进程中经常遇到而又必须重视和及时解决的不足。如若重视并及时解决这些不足，它必定会推动我国会计电算化向更深层次发展，最大程度地提高会计工作水平和会计信息的质量，更好地为提高各级企、事业单位现代化管理水平和提高经济效益服务。会计电算化不仅使财务人员从繁重的手工操作中解脱出来，更重要的是它提高了会计工作水平，推动了会计工作职能的转变，满足了管理的需要，在我国的经济建设中必将发挥愈来愈大的作用。
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参考文献：
[1] 钟理宏．对我国会计电算化不足的探讨[J]．科技情报开发与经济。2007，17(30)．
关键词：会计；电算化；应用
1 做好会计管理基础工作是会计电算化工作的前提和重要保证
会计基础工作是各单位会计工作和经营管理工作的基本内容，是对会计核算和会计管理服务的基础性工作的统称。会计制度是否健全，核算规程是否规范，基础数据是否准确、完整等，这是搞好电算化工作的重要保证。因为计算机处理会计业务，必须是事先设置好的处理策略，因而要求会计数据输入、业务处理及有关制度都必须规范化、标准化，才能使电算化会计信息系统顺利进行。
电算化会计虽然以计算机为计算工具，但其整个信息处理过程仍表现为计算机与人工的结合。计算机对数据(信息)的处理是通过程序来进行的，系统内部制约方式均要求程序化。管理人员的现代化管理意识，在整个企业管理现代化总体规划的指导下做好会计电算化的长期、近期发展规划和计划并认真组织实施，重新调整会计及整个企业的机构设置、岗位分工，建立一系列现代企业管理制度，提高企业管理要求。
2 提高会计人员应用计算机能力为建立高效的会计信息系统创造条件
会计人员不仅仅是会计信息的提供者，他们所完成的也不是一种受托责任。会计人员已经与企业的日常管理活动紧密相连。因此，企业应立足于国际标准，培养或聘用一批高级技术人才，他们能够掌握国际先进技术，精通信息技术，熟练应用会计电算化，推动企业电算化事业由“核算型”向“管理型”、“智能型”转变。各单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识，维护软件正常运行，掌握计算机先进技术，培养复合型人才，为本单位建立高效的会计信息系统创造条件。
目前，不少单位的电算化人员是由过去的会计、出纳等经过短期培训而来，即使有一部分人经过培训，通过了会计电算化考试，也仅仅只是掌握了一些计算机应用方面的基本知识，他们对财务软件处理会计数据的许多功能还不能灵活运用，也不能熟练地运用会计软件去对财务信息进行加工整理和浅析浅析，也就不能有效地满足企业各方面对财务信息的需求。会计电算化，给会计工作增添了新内容，从各方面要求会计人员提高自身素质，更新知识结构，一方面为了参与企业管理，要更多地学习经营管理知识，另一方面还必须掌握电子计算机的有关知识以及会计基础工作和规范的业务处理程序，是实现会计电算化的前提条件，所以会计电算化也要动会计工作的规范化。
会计电算化推动会计工作职能的转变，引起会计人员知识结构的变化和会计人员素质的提高。电算化会计使会计工作效率的提高和会计人员劳动强度的降低，会计人员有更多的时间参与企业经营管理，推动会计工作职能发生转变。从而，引起会计人员知识结构的变化和素质的提高。电算化会计下的人员除会计专业人员外，还有计算机专业人员。
同时，要加强并制定实事求是的会计电算化人员培训计划，要注重实效，不搞一刀切，培训的内容要切合实际工作需要，学了就能用得上。对会计人员、系统维护人员、系统管理人员，应按不同内容、不同要求进行培训。对系统维护人员，应尽量聘用计算机专业人员，毕竟，计算机系统维护是一项专业性很强的工作。对这些计算机专业人员只要简单的会计培训，就可以收到良好的效果。
3 加强会计信息系统的安全与保密是会计电算化工作的安全保证
会计电算化是建立在计算机网络技术和安全技术等信息技术基础之上的，会计信息是以足够的安全技术为保障，以一定的计算机硬件支撑。在相应的软件管理下在网络中流通、存储和处理，并最终以人们需要的形式变现出来。随着计算机应用的扩大，利用计算机进行贪污、舞弊、诈骗等犯罪现象屡见不鲜。在会计电算化环境下，会计信息以各种数据文件的形式记录在磁性存储介质上，这些存储介质上的信息以可读形式存在，因此很容易被复制、删除、篡改，而不留下任何痕迹。数据库技术的高度集中，未经授权的人员可以通过计算机和网络浏览全部数据文件，复制、伪造、销毁企业重要的财务数据。
可见会计电算化犯罪是一种高科技、新技术下的新型犯罪，具有很大的隐蔽性和危害性，使会计信息安全风险大大增加。财务上的数据往往又是企业的绝对秘密，在很大程度上关系着企业的存活与发展。
但当前几乎所有的软件系统都在为完善会计功能和适应财务制度大伤脑筋，却没有几家软件公司认真研究过数据的保密不足。数据保密性、安全性差。
为此，倡议在会计电算化工作中采取以下几点安全措施。
3．1 机房管理措施对于重要的计算机系统应加电磁屏蔽，以防止电磁辐射和干扰。制定计算机机房管理规定，制定机房防火、防水、防盗、防鼠的措施，以及突发事件的应急对策等。
3．2 必要的内部制约在电脑网络环境下，某些内部人员的恶意行为及工作人员的无意行为都可能造成会计信息的不安全性，因此建立内部制约制度是必要的。第一，实行用户权限分级授权管理，建立网络环境下的会计信息岗位责任。第二，建立健全对病毒、电脑的安全防范措施。第三，建立会计信息资料的备份制度，对重要的会计信息资料要实行多级备份。
3．3 加强数据的保密与保护在进入系统时加一些诸如用户口令、声音监测、指纹辨认等检测手段和用户权限设置等限制手段，另外还可以考虑硬件加密、软件加密或把系统作在芯片上加密等机器保密措施和专门的管理制度，如专机专用、专室专用等。
3．4 加强磁介质载体档案的管理为确保档案的真实性和可靠性，实行纸质档案和新型载体档案双套保管，并逐渐向完全保管新型磁介质载体过渡。
4 做好电算化会计档案管理
为了更有效地做好电算化会计档案管理工作，必须根据电算化会计档案的特点，分别做好会计档案的收集、保存、利用等方面的工作。
4．1 电算化会计档案的收集所谓电算化会计档案的收集，是指在一定的时间间隔内如一个会计年度，把计算机系统中的所有会计数据拷贝(备份)存储到磁性介质或光盘上，从而脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好，以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内、在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。
4．2 电算化会计档案的管理电算化会计档案的管理与保存电算化会计档案是电算化会计活动的产物，又是电算化会计活动的客观表现，在经济活动中具有史料和查证作用。所以加强电算化会计档案管理，是电算化会计工作连续进行的保证；是电算化会计信息系统内数据安全完整的保证；是电算化会计信息系统正常运行的保证。因此必须做好：会计凭证的收集和整理、会计帐簿的收集和整理、会计报表的收集和整理、会计电算化系统开发文档资料的收集和整理、磁盘数据的收集和整理。
由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的，备份的软盘与档案管理员存档手续。用做备份的软盘必须妥善保管。备份软盘应贴上保护标签并用印章或封条签封。备份软盘应装在保护封条和包装盒内，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所，并定期进行转贮。每份上要注明形成档案时的时间与操作员姓名，存放在两个不同的地点，以防止地震或火灾等意外事故引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。
4．3 电算化会计档案的调阅在长期开展会计电算化的过程中，随着软件系统的不断升级，所调阅的会计档案会有下述两种情况：
(1)所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致，此时只需将所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅(或数据恢复)功能进行调阅即可。
(2)所调阅的会计档案的版本号与前会计电算化系统版本号不一致，此时只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统，然后再进行调阅。
以上这些不足是会计电算化进程中经常遇到而又必须重视和及时解决的不足。如若重视并及时解决这些不足，它必定会推动我国会计电算化向更深层次发展，最大程度地提高会计工作水平和会计信息的质量，更好地为提高各级企、事业单位现代化管理水平和提高经济效益服务。会计电算化不仅使财务人员从繁重的手工操作中解脱出来，更重要的是它提高了会计工作水平，推动了会计工作职能的转变，满足了管理的需要，在我国的经济建设中必将发挥愈来愈大的作用。
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参考文献：
[1] 钟理宏．对我国会计电算化不足的探讨[J]．科技情报开发与经济。2007，17(30)．