试析浅析OA系统在高校财务管理中运用

当前位置: 大雅查重 - 范文 更新时间: 2022-09-07 02:36:02 版权:用户投稿原创标记本站原创
【摘 要】 在信息技术的发展中,OA系统的诞生主要是为了行政管理,更多的是应用于企事业单位的内部公文传递、人事协同等。OA系统运用于预算控制、财务审批、资产管理等管理过程是近几年才出现的新生事物。文章通过介绍OA系统在苏州大学应用技术学院财务管理中的运用实践,阐述OA系统在高校财务管理中的优缺点,以期对数字化校园建设中高校财务管理信息化建设和发展有所裨益。
【关键词】 OA系统; 高校; 财务管理
随着IT技术的发展和网络的普遍应用,数字化校园的建设和发展已经成为高校提高自身管理水平、加强内部控制、优化资源配置、提升社会形象的重要举措,越来越得到大多数高校的认同和重视。OA系统是数字化校园的有机组成部分。关于财务的毕业论文
OA全称Office Automation,翻译为中文简称办公自动化,是大家熟知的IT词语。然而对于OA是什么却是众说纷纭,不同的人对摘自:学年论文http://www.328tibet.cn
此会有不同的解释。目前最全面、最被认可的OA的概念是:OA是指一切可满足于企事业单位的、综合型的、能够提高单位内部信息交流、共享、流转处理的和实现办公自动化及提高工作效率的各种信息化设备和应用软件。但是,它并不是孤立存在的,它与企事业单位其他各类管理系统(如电子政务系统、电子商务系统、CRM系统、ERP系统、财务系统)密切相关、有机整合。一个独立存在的OA办公自动化系统生命力及作用是薄弱的。
OA技术发展至今,将财务审批流程并入OA系统已成为可能,大大提高了审批效率和办公速度,也是高校数字化校园建设的重要成果。

一、OA系统运用于高校财务审批的优势

苏州大学应用技术学院财务管理实行OA审批已过了一年,实践证明OA运用于高校财务审批具有明显优势。
1.无纸化形式,有利于缩短审批周期。OA系统不仅支持局域网运行还支持手机模式,方便财务事项经办人和审批人在任何地方登陆OA,网上申请和审批。与手工形式相比,大大缩短了审批周期。
2.“物流化”审批过程,有利于加强内部控制。OA系统是协同管理平台,集成了组织运行的主要管理功能并流程化。如:采购申请与验收、预算申请与报销、借款与合同管理等。高校财务管理中涉及内部控制的重要环节,都能在OA系统中予以流程化并相互链接,有利于经济事项按流程运作。通过链接提供各控制环节详细内容,避免了手工形式下内部控制环节的遗漏。
3.多形式查询及寻呼,有利于提高事前控制能力。OA系统提供了多种形式的查询及寻呼功能,申请人只要开始登陆OA申请,财务部门即可查询相关信息,关注申请事项费用的合理性和有效性,发现异常,及时寻呼提醒,提高事前控制的能力。
4.有利于提高资金运筹管理能力。财务部门通过OA提供的审批业务流程,可以查阅资金需求的动态变化,及时掌握资金需求量,合理安排资金供给,提高资金运筹管理能力。
5.有利于查询财务审批流程节点。OA系统协同管理各模块均是流程化的方式,相关人员可以通过流程查询功能随时查询经办业务的“流动”速度和节点,并可通过催办方式提醒和催促各节点经办人和审批人。会计专业毕业论文题目
6.有利于提高财务服务能力和效率。OA系统建立了平台寻呼、短信寻呼、邮件寻呼、内部博客、内部论坛、审批意见等沟通方式。您的各类意见可以随时反馈给您需要沟通的所有人员,相关业务各节点人员通过流程查询和短信均能及时了解您的反馈信息,提高了财务服务能力和效率,避免了面对面的现场冲突。

二、OA系统运用于高校财务审批的流程及存在的问题

高校财务管理实施OA审批,初始化工作主要是审批流程的设计。根据财务管理的要求,结合OA的特点,分析内部控制的环节,设计审批类型和审批流程。
1.审批类型。OA系统运用于财务审批,可分为财务申请和财务报销两类。根据预算控制和日常运行管理需要,组织活动结束无论是产生显性费用还是隐性费用,都应纳入财务申请审批。财务申请又可分为采购申请、出差申请、费用申请、接待申请、维修申请、培训申请、举办会议申请、学术讲座申请等。财务报销主要是结合费用类型和审批环节划分,可分为人员费用、差旅费、借款、购置设备、其他费用等。科研经费可以单列也可以分项目并入上述费用。
2.审批流程。OA系统中的财务审批流程,与手工形式下的审批流程相比,可以设置更多的控制环节。根据高校运行的实际,财务申请和财务报销的审批流程可以相同也可以不同。财务申请审批流程一般为:申请人→部门负责人→分管校领导。为了简化环节,也可以是申请人→部门负责人,具体依据高校日常运行管理控制要求。财务报销审批流程主要是根据高校财务管理要求设置。财务管理要求的每一环节都应设置在审批流程中。财务报销审批流程一般为:申请人→证明人→部门负责人→分管校领导或分管财务校领导→财务审核→财务复核→出纳。涉及需要有申请和验收要求的,相关已审批申请和验收单通过链接嵌入本流程。申请人查询到流程已经过分管财务校领导审批,便可将原始单据送交财务部门审核,也可以是财务审核通过寻呼方式通知申请人提交原始单据。不等候、无报销方式下,申请人查询流程已结束,该财务报销业务即完成。在财务报销审批流程的每一节点,节点经办人判断报销费用不符合要求都可以退回上一节点或直接退回到申请人,并可将退回意见通过对话框和寻呼方式通知需要告知的所有对象。
OA系统运用于除高校财务事项外的日常办公已很普遍,运用于高校财务审批,在国内尚属鲜见。根据苏州大学应用技术学院运行一年多来的实际,尚有许多问题亟待解决。
第一,各节点签批的有效性。财务管理实施OA审批,最后归入会计档案的是流程各节点电子签名形成的打印件,原始单据不再有审批人的手签名。根据电子签名的控制要求,U盾形式的签名为合法安全签名。目前,除分管财务校领导外,各节点均未强制要求采用电子签名。同时,各节点审批人不再是手签,而仅是根据申请人对费用事项的描述判断是否签批,缺少了对原始单据直观性的判断,降低了签批的有效性。摘自:毕业论文范例http://www.328tibet.cn